Zmiany w procedurze administracyjnej i sądowo-administracyjnej
Opublikowano: 4 października 2025 r.
Dnia 13 lipca 2025 r. weszła w życie ustawa z dnia 21 maja 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu deregulacji prawa gospodarczego i administracyjnego oraz doskonalenia zasad opracowywania prawa gospodarczego. Ustawa ta wprowadziła kilka zmian do Kodeksu postępowania administracyjnego oraz ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Czego te zmiany dotyczą i na co należy zwrócić szczególną uwagę? Szczegóły poniżej.
- Doręczanie pism jednostkom organizacyjnym i organizacjom społecznym.
Powyższą ustawą deregulacyjną, do Kodeksu postępowania administracyjnego dodano przepis art. 45a, który dotyczy sytuacji, gdy występuje brak możliwości doręczenia pisma jednostce organizacyjnej lub organizacji społecznej w lokalu ich siedziby. Na podstawie przepisu art. 44 k.p.a., operator pocztowy w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe przechowuje wtedy pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej – w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego lub w urzędzie właściwej gminy (miasta) – w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę lub organ. Po upływie 14 dni i dwukrotnym awizowaniu korespondencję uważa się za doręczoną z upływem ostatniego dnia ww. terminu w przypadku braku jej odebrania przez adresata.
Dodany ustawą deregulacyjną przepis dotyczy sytuacji, gdy adres siedziby jednostki organizacyjnej lub organizacji społecznej nie istnieje, został wykreślony z rejestru lub jest niezgodny z odpowiednim rejestrem i nie można ustalić tego adresu. Wtedy – zgodnie z nowym przepisem, pismo doręcza się osobie fizycznej upoważnionej do reprezentowania adresata.
Co w przypadku jak reprezentacja ma charakter łączny z innymi osobami fizycznymi? Wtedy korespondencję doręcza się wszystkim osobom upoważnionym do reprezentowania adresata. Doręczenie uważa się za dokonane z chwilą najwcześniejszego doręczenia pisma osobie fizycznej upoważnionej do reprezentowania adresata. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie adresu osoby fizycznej upoważnionej do reprezentowania adresata, pismo pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia.
Kiedy należy uznać doręczenie za dokonane? Uznanie doręczenia za dokonane następuje z dniem sporządzenia przez organ administracji publicznej adnotacji o niemożności ustalenia adresu osoby fizycznej upoważnionej do reprezentowania adresata. Organ administracji publicznej jest obowiązany niezwłocznie sporządzić i utrwalić w aktach sprawy niniejszą adnotację.
Podsumowując: jeśli adres organizacji społecznej lub jednostki organizacyjnej nie istnieje lub został wykreślony z rejestru lub jest niezgodny z odpowiednim rejestrem i nie można ustalić tego adresu oraz nie jest możliwe ustalenie adresu także osoby fizycznej upoważnionej do reprezentowania tej organizacji społecznej lub jednostki organizacyjnej, to organ sporządza adnotację o niemożności ustalenia adresu osoby fizycznej upoważnionej do reprezentowania adresata. Dzień sporządzenia niniejszej adnotacji to dzień uznania doręczenia za dokonane.
- Sprawy, których charakter sprawy pozwala na przeprowadzenie mediacji.
Ustawą deregulacyjną dodano do przepisu art. 96a § 1a i 1b, wskazując wprost, że sprawą, której charakter pozwala na przeprowadzenie mediacji, jest w szczególności sprawa rozstrzygana w ramach uznania administracyjnego lub dotycząca:
1) koncesji albo zezwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej, albo wpisu do rejestru działalności regulowanej;
2) budownictwa i architektury;
3) zagospodarowania przestrzennego;
4) ochrony środowiska i przyrody;
5) nieruchomości;
6) rolnictwa;
7) leśnictwa;
8) rybołówstwa;
9) własności przemysłowej.
Przepis art. 96 §1b stanowi natomiast, że organ administracji publicznej jest obowiązany sporządzić i utrwalić w aktach sprawy adnotację zawierającą informację, czy:
1) charakter sprawy pozwala na przeprowadzenie mediacji oraz
2) zachodzą okoliczności odstąpienia od zawiadomienia o możliwości przeprowadzenia mediacji, mimo że charakter sprawy pozwala na przeprowadzenie mediacji.
Ustawą deregulacyjną dodano jeszcze §5 w przepisie art. 96b k.p.a. Zgodnie z tym przepisem organ administracji publicznej odstępuje od zawiadomienia o możliwości przeprowadzenia mediacji, jeżeli z okoliczności faktycznych i prawnych wynika, że:
1) sprawa powinna być załatwiona niezwłocznie, w tym jeżeli wymaga tego ważny interes publiczny, lub
2) przeprowadzenie mediacji zmierzałoby jedynie do przedłużenia postępowania.
Podsumowując: uregulowano, z jakiego zakresu sprawy podlegają mediacji, jednocześnie dając kilka możliwości odstąpienia przez organ od mediacji, mimo iż charakter sprawy na to pozwala. Zobowiązano więc organ, by w przypadku odstąpienia od mediacji sporządził odpowiednią adnotację, którą załączy do akt sprawy, w której treści będzie uzasadnienie ewentualnego odstąpienia. Znając podejście organów administracji publicznej do mediacji oraz specyfikę postępowań administracyjnych wydaje się, że organy dość często będą korzystać z możliwości odstąpienia od mediacji, by nie wydłużać postępowania i komplikować postępowania. Zaznaczyć jednak należy, iż istnieją takie postępowania, dla których mediacja wydaje się być idealnym rozwiązaniem, zarówno dla strony, jak i dla organu prowadzącego postępowanie. Częstotliwość wykorzystania mediacji w postępowaniu administracyjnym będzie więc głównie uzależniona od rodzaju danej sprawy.
- Umorzenie postępowania po 3 latach od dnia zawieszenia postępowania wszczętego na żądanie strony.
Ustawodawca wprowadził do art. 97 k.p.a. przepisy §4-7. Przepis §4 stanowi: jeżeli w okresie trzech lat od daty zawieszenia postępowania, wszczętego na żądanie strony, nie ustąpią przyczyny uzasadniające zawieszenie postępowania, o których mowa w § 1 pkt 1-3a, organ administracji publicznej może wydać decyzję o umorzeniu postępowania, o ile nie sprzeciwiają się temu pozostałe strony oraz nie zagraża to interesowi społecznemu.
Organ administracji publicznej, przed wydaniem takiej decyzji o umorzeniu postępowania, ma obowiązek wyznaczyć pozostałym stronom postępowania, innym niż wymienione w § 1 pkt 1-3a, termin 7 dni na wniesienie sprzeciwu, licząc od dnia doręczenia pisma o możliwości wniesienia sprzeciwu w sprawie wydania decyzji o umorzeniu postępowania, o której mowa w § 4.
Jeśli strona postępowania wniesie sprzeciw w ww. terminie, organ nie wydaje decyzji o umorzeniu postępowania. Jeśli nie wniesiono sprzeciwu, bądź wniesiono go po terminie, organ wydaje decyzję o umorzeniu postępowania.
Należy tę zmianę ocenić pozytywnie, ponieważ organy będą miały możliwość zakończenia zawieszonej sprawy. Interes stron został również zabezpieczony, poprzez możliwość wniesienia sprzeciwu.
- Tryb autokontroli – art. 132 k.p.a.
Zmianie uległ również przepis art. 132 k.p.a., który dotyczy trybu autokontroli organu, który wydał zaskarżoną decyzję. Obecnie przepis ten stanowi:
Jeżeli odwołanie wniosły wszystkie strony, a organ administracji publicznej, który wydał decyzję, uzna, że to odwołanie zasługuje w całości na uwzględnienie, może wydać nową decyzję, w której uchyli zaskarżoną decyzję w całości albo w części i w tym zakresie orzeka co do istoty sprawy albo uchyli tę decyzję i umorzy postępowanie w całości albo w części. (§1).
Przepis § 1 stosuje się także w przypadku, gdy odwołanie wniosła jedna ze stron, a pozostałe strony wyraziły zgodę na wydanie nowej decyzji. (§2).
Ze starego brzmienia ww. przepisu wynikało, że organ może ograniczyć swoje rozstrzygnięcie jedynie do uchylenia decyzji, podczas gdy w sądownictwie administracyjnym ugruntował się pogląd, że organ, który podejmuje się weryfikacji własnej decyzji, zobowiązany jest załatwić sprawę w sposób pełny, czyli nie tylko uchylić własne rozstrzygnięcie, ale w to miejsce wydać decyzję taką, o którą wnioskuje strona. W nowym stanie prawnym organ może więc wydać nową decyzję, którą to uchyli zaskarżoną decyzję w całości lub w części i w tym zakresie orzeknie co do istoty sprawy albo, uchylając tę decyzję, umorzy postępowanie w całości bądź w części. Zmiana jak najbardziej na „+”, ponieważ otwiera się możliwość pełnego załatwienia sprawy przez organ, który wydał zaskarżoną decyzję.
- Związanie organu I instancji wytycznymi organu odwoławczego.
Ustawodawca postanowił uregulować kwestię związania organu I instancji wytycznymi organu odwoławczego w przypadku wydania przez organ odwoławczy decyzji kasatoryjnej. Ustawą deregulacyjną dodano nowy przepis, tj. art. 139a k.p.a., który stanowi:
§1. W przypadkach, o których mowa w art. 138 § 2 i 2a, przy ponownym rozpatrzeniu sprawy organ pierwszej instancji jest obowiązany wziąć pod uwagę okoliczności wskazane przez organ odwoławczy oraz jest związany wytycznymi tego organu określonymi w decyzji uchylającej zaskarżoną decyzję w całości i przekazującej sprawę do ponownego rozpatrzenia, chyba że przy ponownym rozpatrzeniu sprawy przepisy prawa, na podstawie których organ pierwszej instancji rozstrzygnął sprawę, uległy zmianie.
§2. Organ odwoławczy przy rozpatrywaniu odwołania wniesionego od decyzji organu pierwszej instancji wydanej po ponownym rozpatrzeniu sprawy, w przypadku stwierdzenia naruszenia obowiązku, o którym mowa w § 1, przez organ pierwszej instancji polegającego na odstąpieniu od:
1) wskazanych przez organ odwoławczy okoliczności, które należy wziąć pod uwagę przy ponownym rozpatrzeniu sprawy, o których mowa w art. 138 § 2 zdanie drugie, lub
2) określonych przez organ odwoławczy wytycznych w zakresie wykładni przepisów prawa, które mogą znaleźć zastosowanie w sprawie, o których mowa w art. 138 § 2a
– może zarządzić wyjaśnienie przez organ pierwszej instancji przyczyn naruszenia tego obowiązku, a w razie potrzeby – także podjęcie środków zapobiegających naruszeniu tego obowiązku w przyszłości.
Tak więc, organ I instancji zobowiązany jest rozpatrzyć sprawę, która była już rozpatrywana przez organ odwoławczy i jest obecnie ponownie rozpatrywana przez organ I instancji – zgodnie z wytycznymi i wskazówkami organu odwoławczego. Tylko w jednym przypadku nie jest związany wytycznymi organu odwoławczego – gdy zmianie ulegną przepisy, na podstawie których wydano w sprawie rozstrzygnięcie.
Niniejszą nową regulację należy ocenić pozytywnie. W postępowaniach administracyjnych zdarzały się sytuacje, gdzie organy I instancji przy ponownym rozpatrzeniu sprawy wydawały decyzje w oparciu o ustalenia, które były sprzeczne z wytycznymi organu odwoławczego, który już orzekał na wcześniejszym etapie postępowania. Przepis art. 139a k.p.a. powinien przyczynić się do ograniczenia takich sytuacji.
- Załączniki do decyzji nie zawsze w postaci papierowej.
Załączniki do decyzji wydanej w postaci papierowej obecnie mogą być doręczone na innym trwałym nośniku informacji za zgodą strony wyrażoną na piśmie albo ustnie do protokołu. Ustawą deregulacyjną dodano przepisy art. 109 §3 i §4 k.p.a., które dotyczą właśnie tej kwestii.
Przez trwały nośnik informacji rozumie się każdy nośnik informacji umożliwiający przechowywanie przez czas niezbędny, wynikający z charakteru informacji oraz celu ich sporządzenia lub przekazania, zawartych na nim informacji w sposób uniemożliwiający ich zmianę lub pozwalający na odtworzenie informacji w wersji i formie, w jakiej zostały sporządzone lub przekazane.
Takie rozwiązanie powinno przyczynić się do wyeliminowania braku możliwości zapoznania się z załącznikami, który bywa szczególnie kłopotliwy zarówno dla organów, jak i stron w sytuacji dużej liczby załączników lub załączników wielkoformatowych. Brak załączenia takich załączników na piśmie w poprzednim stanie prawnym, mógł być uznawany za uchybienie mające wpływ na rozstrzygnięcie sprawy. Możliwość przekazania załączników stronie np. na pendrive czy płycie CD jest rozwiązaniem korzystnym dla strony. Ponadto, w przypadku gdy strona nie chce otrzymać załącznika do decyzji na trwałym nośniku, ma prawo nie wyrazić na to zgody.
- Sprzeciw również od postanowienia kasatoryjnego.
Ustawa deregulacyjna wprowadziła również zmianę ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Dodano przepis art. 64f, który stanowi, że od postanowienia, do którego odpowiednie zastosowanie ma przepis art. 138 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego, skarga nie przysługuje, jednakże strona niezadowolona z treści postanowienia może wnieść od niego sprzeciw, zwany dalej „sprzeciwem od postanowienia”.
Tzw. sprzeciw od postanowienia przysługuje od postanowienia kasatoryjnego, czyli wydanego w oparciu o przepis art. 138 § 2 k.p.a., czyli gdy wydano postanowienie uchylające postanowienie organu I instancji i przekazujące sprawę do ponownego rozpatrzenia organowi I instancji.
Dotychczas instytucja sprzeciwu odnosiła się jedynie do decyzji kasatoryjnych, natomiast w przypadku wydania przez organ postanowienia kasatoryjnego, od takiego postanowienia przysługiwała skarga – niezależnie od wyniku rozstrzygnięcia. Teraz tę kwestię rozróżniono, przyjmując rozwiązanie, które zastosowano w przypadku zaskarżenia decyzji wydanej na podstawie art. 138 § 2 k.p.a. Jest to zmiana porządkująca, „zrównująca” sposób zaskarżenia postanowienia kasatoryjnego ze sposobem zaskarżenia decyzji kasatoryjnej. Dzięki temu rozwiązaniu ustawodawca ujednolicił sposób zaskarżenia rozstrzygnięć wydawanych na podstawie art. 138 § 2 k.p.a., co należy ocenić pozytywnie.
Jesteś zainteresowany/a konsultacją prawną? Masz pytania z zakresu prawa administracyjnego lub sądowoadministracyjnego? Zapraszam do kontaktu!
Radca prawny Łukasz Maćkowiak
e-mail: biuro@mackowiak-kancelaria.pl
tel.: 603 173 782
